Приложение для бронирования компьютерного клуба: как работает онлайн-бронь

Короткий ответ. Приложение для бронирования компьютерного клуба — это экран в телефоне гостя, где он видит карту зала, выбирает свободное место и время и сразу закрепляет его за собой. Хорошая онлайн-бронь работает в связке с программой клуба: бронь из приложения сразу появляется у администратора, ПК не продадут другому, а если гость не пришёл, место само освобождается.

Ниже — как это выглядит для гостя и для клуба, когда брать предоплату и какие настройки защищают от неявок. Примеры — на OBSIDI, но вопросы те же для любой системы.

Зачем клубу онлайн-бронь

• Гость не звонит. Многие гости не любят звонить, а в час пик администратору некогда отвечать на телефон. Бронь в приложении снимает оба вопроса.
• Видно, сколько мест свободно. Гость заранее понимает, есть ли места на вечер для компании из пяти человек, и не едет в клуб впустую.
• Предоплата вместо обещаний. Бронь по звонку ничего не стоит гостю, поэтому он легко про неё забывает. Бронь с оплатой тарифа с баланса гость пропускает реже, а если всё же не пришёл, клуб не остаётся ни с чем.
• Меньше ручной работы. Не нужно вести брони в тетради или в общем чате и держать в голове, кто на какой ПК записан.

Как гость бронирует место в приложении

В приложении OBSIDI для гостей бронь занимает три шага:

• Выбор времени. Гость открывает клуб, нажимает «Бронирование», выбирает дату, время начала и тариф. Список тарифов задаёт клуб: бронировать можно только те, где включено «Доступен для онлайн-брони».
• Выбор места. Открывается карта зала с зонами: свободные места подсвечены, занятые на это время — отмечены «Занято». Можно выбрать сразу несколько ПК, если бронь на компанию.
• Подтверждение. Приложение показывает места, начало и окончание, цену брони и баланс гостя в клубе. Если денег не хватает, видно, сколько именно: «Недостаточно средств. Пополните баланс на …». Баланс гость пополняет у администратора клуба.

После оплаты гость видит «Бронь подтверждена!» и номера мест, а приложение напомнит о брони за 30 минут до начала. Все брони гость найдёт в разделе «Мои бронирования», там же он может отменить бронь, если клуб это разрешил.

Предоплата или просто резерв

Есть два подхода, и у каждого свои плюсы.

• Бронь с предоплатой. Гость выбирает тариф, и его стоимость сразу списывается с баланса в клубе. Так работает онлайн-бронь в OBSIDI. Гость относится к брони серьёзнее, а клуб защищён от неявок.
• Бронь без денег. Резерв по звонку или в мессенджере: администратор записывает гостя, оплата — когда тот придёт. В OBSIDI так работают брони, которые создаёт сотрудник: бронь денег не берёт, гость платит при посадке.

Удобно совмещать оба варианта: постоянные гости бронируют сами с предоплатой, а новые звонят, и администратор ставит бронь вручную. В графике броней их легко отличить: онлайн-брони подписаны «онлайн», ручные — «ручная».

Как не терять деньги на неявках

Главный риск брони — гость занял лучший ПК на вечер пятницы и не пришёл. Эти настройки в OBSIDI находятся в разделе «Настройки» → «Сеансы и брони» → «Онлайн-бронирование»:

• «Жёсткое окно брони (мин)» — за сколько минут до начала брони ПК уже нельзя занять обычным сеансом. Так гость с бронью не придёт к занятому месту.
• «No-show grace (мин)» — сколько ждать опоздавшего. Если гость не пришёл, бронь получает статус «Не пришёл» и место освобождается само.
• «Штраф за позднюю отмену (%)» — 0 значит вернуть всё, 100 — удержать всю стоимость. Промежуточный вариант честен для обеих сторон.
• «Самостоятельная отмена брони» — гость отменяет сам, деньги возвращаются на его баланс с учётом штрафа.
• «Мин. время брони» и «Макс. время брони» — чтобы никто не бронировал топовый ПК на 15 минут или на весь день. Ограничения действуют только для гостей, сотрудник бронирует на любое время.
• «Бронирование более одного ПК в пересекающееся время» — включите, если к вам приходят компаниями.

Если какой-то ПК вы не хотите отдавать под онлайн-бронь, например место у стойки для гостей «с улицы», запретите её для этого ПК на карте клуба: правая кнопка → «Управление ПК» → «Запретить онлайн-бронь». Администратор по-прежнему сможет бронировать его вручную. Подробно все настройки разобраны в инструкции онлайн-бронирование гостями.

Что видит администратор

Онлайн-брони и брони по телефону лежат в одном графике «Бронирование». Онлайн-брони выделены зелёным. Изменить или отменить онлайн-бронь может только сам гость: так предоплата возвращается по правилам клуба, а не вручную.

Когда гость пришёл, администратор на карте клуба нажимает на ПК → «Бронирование» → «Клиент пришёл» и сажает его по брони. Бронь закрывается сама. Как это сделать по шагам — в инструкции посадить гостя по брони. Бронь по звонку ставится в пару кликов из любого раздела по сочетанию Ctrl+Alt+B — создать бронь.

Что проверить при выборе приложения для брони

• Бронь сразу видна в программе клуба. Если приложение и программа живут отдельно, рано или поздно один ПК продадут двоим.
• Карта зала, а не просто список. Гость хочет выбрать конкретное место: у окна, рядом с друзьями, в зоне с лучшими мониторами.
• Предоплата с баланса и понятные правила отмены и штрафа.
• Автоматическое освобождение места, если гость не пришёл.
• Напоминание гостю о брони.
• Бронь нескольких ПК сразу — для компаний и командных тренировок.
• Цена. Узнайте, входит ли онлайн-бронь в ваш тариф или стоит дороже. Как отличаются цены и тарифы популярных систем, мы свели в сравнение программ для компьютерного клуба.

Как это устроено в OBSIDI

Онлайн-бронь — часть системы: приложение для гостей, график броней у администратора и карта клуба работают с одними данными. Бронь из приложения сразу закрывает место на карте, а неявка освобождает его без участия администратора.

Мобильное приложение OBSIDI сейчас готовится к публикации в магазинах приложений. Что в нём есть, смотрите на странице мобильное приложение для гостей. Остальные возможности системы — в статье программа для компьютерного клуба.

Итог

Онлайн-бронь разгружает администратора и снимает с клуба риск пустых мест. Чтобы она работала, нужны три вещи: бронь видна в программе клуба сразу, гость платит заранее, а неявка освобождает место сама. Начните с предоплаты и короткого ожидания опоздавших, а штраф за позднюю отмену подберите под своих гостей.